Word 里看起来整齐，不代表内容带有 Excel 能识别的行列结构。文本靠空格、换行或制表符排版时，直接复制容易把整段塞进一列；合并单元格、跨页表格和段落标记也会让粘贴后的行列对不上。关键是先判断数据本身有没有明确的行列边界，再选转换方式。
如果 Word 里是规整表格，直接选中表格复制，在 Excel 里从左上角单元格粘贴，通常就能保留行列。错位时先在 Word 检查并取消不必要的合并单元格，确认每行列数一致；也可以用“选择性粘贴”只粘贴文本，再在 Excel 里用“数据—分列”，按制表符或逗号拆列。若内容是逐行名单，确保一条记录占一段，粘贴后再拆分字段；别用连续空格当分隔符，姓名或地址里本身可能有空格。
数据很多、结构复杂时，先在 Word 中另存为纯文本，再导入 Excel 的“自文本/CSV”，明确选择编码和分隔符，预览无误后再加载。这样比反复复制粘贴更容易控制列边界，也方便处理长名单。转换后抽查几行，特别核对首尾列、空白字段和跨页处；若原文没有稳定分隔规则，软件无法可靠猜出列意，需先统一整理分隔符或补齐字段。
我一般先把 Word 另存成网页（筛选文件类型选“网页”），再用 Excel 打开生成的文件，名单多时比来回粘贴省事。导入后先看日期、编号和身份证号这类字段，Excel 可能自作主张把前导零删了，长数字也可能变成科学计数法；发现不对，撤销重导，把对应列设成“文本”再载入。原 Word 留一份别覆盖，转换后抽几条对照，尤其核一下编号和日期。
别把“转出来能看”当成“数据已经可靠”。名单进 Excel 后，真正的风险常不是边框歪了，而是记录关系变了：一人被拆成两行、同一行里混着两个人，或某个备注被误当成下一条记录。后面做筛选、去重、统计时，这些错不一定显眼，却会一路传下去。
省事的长久办法，是先确定数据的基本规则：一行代表什么对象，每列只放一种信息，每条记录有可核对的标识。比如联系人姓名、电话、部门各占一列；“张三／李四”塞在同一格，或把电话写进备注，都会让后续筛选变得含糊。转换时先拿一小段有代表性的内容试做，再对照原文核对记录数和字段对应关系，确认规则成立后再处理整份文档。遇到空白格，也要分清是“确实没有”还是“原文漏填”，不能为了表面整齐擅自补值。
以后如果还要持续更新，最好把 Excel 里的规范数据作为唯一底稿，Word 用来排版、打印或发布；别让两份文件各自改动，再靠人工猜哪份是最新。每次导入保留日期或版本记录，出了差异能追到来源。
有些信号说明问题已经不只是格式：同一页记录数对不上、字段成片串到隔壁、表格里又嵌表格，或者名单散落在文本框、分栏和脚注中。这时不要在 Excel 里逐格拖拽修补，越修越难还原原始关系；先保留原件和一份副本，找熟悉文档转换或数据整理的人做结构化处理。若文档是扫描件，或涉及工资、身份信息、医疗等敏感数据，更应先确认识别结果与访问权限，再进入统计环节。